غالبًا ما يقوم أصحاب المطاعم المستقلون بمسك الدفاتر الخاصة بهم. حتى إذا قاموا بتعيين محاسب محترف في نهاية العام ، فقد يوفرون أموالًا كبيرة من خلال التعامل مع المهام الأسبوعية بأنفسهم.
يتطلب إعداد مخطط حسابات يناسب احتياجات المطعم بشكل عام تخصيص الخيارات الافتراضية لأي برنامج محاسبة. لا يوفر اختيار حسابات المبيعات وتكلفة البضائع في معظم الأنظمة الفصل بين فئات الأطعمة والمشروبات المطلوبة.
حتى برنامج مسك الدفاتر الرائد للشركات الصغيرة ، على الرغم من أنه يحتوي على اختيار افتراضي للمطاعم ، إلا أنه يفشل في توفير جميع الحسابات التي يطلبها معظم مالكي المطاعم. بالإضافة إلى ذلك ، نادرًا ما يتم استخدام العديد من حسابات المصاريف المضافة ، مما يؤدي إلى حدوث ارتباك أثناء إدخال البيانات ، ولا يساعد في إلقاء نظرة عامة على الشؤون المالية للأعمال.
تنشر جمعية المطاعم الوطنية كتابًا بعنوان النظام الموحد لحسابات المطاعم. يقدم الكتاب وصفاً مفصلاً لتطبيق مبادئ المحاسبة المقبولة عموماً في صناعة المطاعم.
يتضمن هذا الكتاب نموذجًا لمخطط الحسابات ، لكنه يشير إلى أن “الرموز المستخدمة هنا ليست الطريقة الوحيدة لتصنيف الحسابات”. ويشير إلى أن معظم المطاعم لن تستخدم جميع الفئات المدرجة ، كما أنها تفتقر بشكل خاص إلى تصنيف فئات المخزون والتكلفة بخلاف “الطعام” و “المشروبات”. يرغب العديد من مالكي المطاعم في مزيد من الفصل بين هذه الفئات لتشمل فئات فرعية مثل “اللحوم” و “المأكولات البحرية” و “المنتجات” ، وربما “البيرة” و “النبيذ” لفئات المشروبات.
في حين أن العديد من البرامج لا تتطلب استخدام أرقام الحسابات ، فإن كتاب NRA ينص على أنه يجب استخدام نوع من نظام ترقيم الحسابات. إذا كان برنامجك لا يعرض أرقام الحسابات ، فيجب أن يكون لديه خيار على شاشة الإعداد لتنشيط هذه الميزة.
يتم تجميع أي نظام ترقيم حساب بشكل عام بحيث تقع الحسابات من نوع معين ضمن نطاق معين من الأرقام. على سبيل المثال ، قد تكون الأصول في نطاق 1000 ، وحسابات الدخل في نطاق 4000. في الأنظمة التي تحتوي على العديد من الحسابات التفصيلية ، يمكن استخدام الأرقام المكونة من 5 أرقام للسماح بمزيد من الفئات الفرعية ، ولكن نادرًا ما يكون ذلك مطلوبًا لمطعم صغير.
نطاقات الأرقام النموذجية التي تستخدمها العديد من أنظمة المحاسبة هي كما يلي:
حسابات الأصول: 1000-1999
حسابات المسؤولية: 2000-2999
حسابات الأسهم: 3000-3999
حسابات الإيرادات: 4000-4999
تكلفة البضاعة: 5000-5999
المصروفات: 6000 – 8000
حسابات “أخرى”: 8000-9999
حسابات الأصول
تشمل حسابات الأصول النقدية والحسابات المصرفية والمخزون وكل شيء آخر مملوك.
من الشائع تخصيص رقم الحساب الأول ، 1000 ، للنقد ، حيث يتم طلبها عادة ، داخل كل مجموعة ، عن طريق السيولة (سهولة التحويل إلى النقد).
يجب استخدام حساب منفصل في مخطط الحسابات لكل حساب مصرفي يتم الاحتفاظ به للنشاط التجاري. إذا استغرقت ودائع التاجر بضعة أيام للوصول إلى البنك ، فيمكن استخدام حساب التاجر. أيضًا ، إذا تم قبول الشيكات ولم تتم معالجتها إلكترونيًا ، فيجب إنشاء حساب لإيداع الشيكات.
عادةً ما يتم ترقيم الحسابات الجديدة بعشرة أرقام ، لذا قد يستخدم أول حسابين مصرفيين لك 1010 و 1020 كأرقام حسابات في مخطط الحسابات. يؤدي ترك الفجوات بين الأرقام إلى تسهيل إضافة حساب آخر لاحقًا وضغطه في ترتيب الفرز في أي موضع.
يمكن ترقيم حسابات الأصول على النحو التالي:
- 1000 كاش
- 1010 حساب بنكي أساسي
- 1020 حساب مصرفي رقم 2
- 1060 حساب إيداع التاجر
- تم استلام 1080 شيكاً
- 1100 ذمم مدينة
- 1200 جرد غذائي
- 1210 جرد اللحوم
- 1220 جرد الدواجن
- 1230 جرد المأكولات البحرية
- 1240 جرد منتجات الألبان
- 1250 إنتاج المخزون
- 1260 جرد مخابز
- 1270 الجرد المجمد
- 1280 بقالة جرد جاف ومعلب
- 1320 جرد المشروبات
- 1330 جرد الخمور
- 1340 جرد البيرة
- 1350 جرد النبيذ
- 1360 جرد البضائع
- 1380 بار والمخزون المستهلك
- 1400 مصروفات مسبقة الدفع والسلف
- 1450 إعادة تدوير القيمة المرجعة
يشار إلى الأصول التي يبلغ عمرها عدة سنوات أو أكثر باسم الأصول طويلة الأجل. وهذا يشمل أيضًا أي عقارات.
- 1500 أصل ثابت
- 1510 أرض ومبنى
- 1520 السيارات
- 1530 أثاث وتجهيزات ومعدات
- 1540 التحسينات المستأجرة
- 1600 إهلاك متراكم
- 1700 مصاريف بدء الرسملة
- 1800 ودائع تأمين
حسابات المسؤولية
تتضمن حسابات المسؤولية أشياء مثل بطاقات الائتمان والذمم الدائنة للبائعين. ويشمل أيضًا الأموال التي تم استلامها لأشياء مثل الضرائب المستحقة للدولة ، والإكراميات المستحقة للموظفين ، وبطاقات الهدايا التي تم بيعها ولكن لم يتم استردادها بعد. يتم تصنيف القروض العقارية والتمويلات الرئيسية الأخرى على أنها التزامات طويلة الأجل.
يمكن ترقيم حسابات المسؤولية على النحو التالي:
- 2000 حسابات دائنة
- بطاقة ائتمان 2110
- 2120 بطاقة الائتمان # 2
- 2130 بطاقة الائتمان # 3
- 2140 بطاقة الائتمان # 4
- 2210 ضريبة المبيعات مستحقة الدفع
- 2220 ضريبة ثانية مستحقة الدفع
- مطلوبات الرواتب 2250
- 2260 ثاني التزامات الرواتب
- عقد 2280 تلميحات
- 2300 بطاقة هدايا وشهادة
- 2350 رصيد عميل
- 2400 ورقة دفع
- 2500 ديون أخرى
حسابات الأسهم
يتم تمثيل استثمار الملاك في الشركة في حسابات الأسهم. بالنسبة للشركة ، يشمل ذلك حقوق المساهمين. إنها فعليًا الأموال التي تدين بها الشركة للمالكين. عندما يتم إغلاق فترة محاسبية ، يتم تحويل رصيد فئات الدخل والمصروفات إلى الأرباح المحتجزة ، وهو أيضًا حساب حقوق الملكية.
يمكن ترقيم أبسط حسابات الأسهم:
- 3000 رأس مال مالك
- 3100 سهم عادي
- 3300 الأرباح المحتجزة
حسابات الدخل
تندرج المبيعات في الفئة العامة لحسابات الدخل. من الواضح أن المطعم يريد فئات منفصلة لمبيعات الأطعمة والمشروبات ، وقد يرغب في مزيد من الفصل بين مبيعات البيرة والنبيذ والمشروبات الكحولية.
حسابات الدخل النموذجية هي:
- 4000 ايرادات المبيعات
- 4200 مبيعات المواد الغذائية
- 4320 مبيعات المشروبات
- 4330 بيع الخمور
- 4340 مبيعات البيرة
- 4350 مبيعات النبيذ
- 4360 مبيعات البضائع
- 4500 تموين وعقود
- 4700 ايرادات تشغيلية أخرى
- 4900 خصومات
يتمثل أحد الاختلافات بين توصيات NRA والعديد من القوائم الأخرى في وضع حسابات “الدخل الآخر”. يمكن أن يشمل ذلك الدخل من مصادر مثل رسوم التغطية والألعاب أو آلات البيع وتأجير غرفة المآدب. تضع معظم القوائم هذه الحسابات في نطاق 8000 ، فوق المصروفات ، لكن قائمة NRA تضعها في نطاق 6000.
ستحتاج معظم المواقع الأصغر حجمًا إلى فئة واحدة فقط للدخل الآخر. نظرًا لأن “تكلفة البضائع” فئة فرعية عامة من المصروفات ، فمن المنطقي تجنب وضع فئة الدخل في منتصف النطاق من COGS من خلال النفقات. تم وضع حساب واحد في هذه القائمة ضمن النطاق 4000.
وضع الخصومات في فئة الإيرادات يعني أن هذا سيكون حساب “مقابل”. عندما يكون لمعظم فئات المبيعات رصيد دائن ، فإن الخصومات عادة ما يكون لها رصيد مدين.
تكلفة حسابات البضائع
تمثل حسابات تكلفة البضائع ، والتي تسمى أيضًا تكلفة المبيعات أو تكلفة البضائع المباعة ، مشتريات الأطعمة والمشروبات لتوفير الوجبات. قد يتم تضمين المصاريف الأخرى المتعلقة مباشرة بالمبيعات ، مثل رسوم التاجر أو الأكواب والمناديل الاستهلاكية.
توفر الأرقام المستخدمة هنا أيضًا تناسقًا عبر جميع الحسابات ، حيث إن الأرقام الثلاثة الأخيرة من كل فئة من فئات COGS هي نفسها الأرقام الثلاثة الأخيرة في حساب المخزون المرتبط.
يمكن أن تشمل قائمة تكلفة البضائع ما يلي:
- 5000 تكلفة المبيعات
- 5200 كلفة طعام
- 5210 تكلفة اللحوم
- 5220 تكلفة الدواجن
- 5230 تكلفة المأكولات البحرية
- تكلفة منتجات الألبان 5240
- 5250 تكلفة الإنتاج
- 5260 تكلفة المخبز
- 5270 تكلفة مجمدة
- 5280 بقالة التكلفة الجافة والمعلبة
- تكلفة المشروبات 5320
- 5330 تكلفة الخمور
- تكلفة البيرة 5340
- تكلفة النبيذ 5350
- 5360 تكلفة البضائع
- 5380 بار والتكلفة الاستهلاكية
- 5600 التسليم وتكلفة العمالة المباشرة
- 5700 رسوم التاجر
حسابات المصاريف
يفصل هذا المثال حسابات المصروفات إلى ثلاث فئات أساسية: مصروفات كشوف المرتبات والمصروفات الأخرى. يتم تجميع مصاريف الرواتب في نطاق 6000 ، مع مصاريف التشغيل الأخرى في نطاق 7000. تصطدم النفقات العامة مثل الإيجار والضرائب والإطفاء في نطاق 8000.
بينما يجب تقسيم الحسابات إلى مسافة كافية على الأقل لفصل بنود الضرائب ، فإن الجمع بين الحسابات النادرة الاستخدام سيجعل النظرة العامة أسهل في الفهم. تضم القائمة التالية عدة فئات يتم فصلها غالبًا في مخططات أخرى.
يجب عليك مراجعة المحاسب أو معد الضرائب للتأكد من أن أي شيء تقوم بدمجه يتشارك ، في الواقع ، في نفس الحد الضريبي.
لقد انزلق حساب فقد / هدر المخزون إلى أقل من 6000 علامة ، حيث قد يعتبره البعض أنه ينتمي إلى فئات تكلفة السلع.
- 5800 فقد / هدر المخزون
- 6000 مصاريف عمالة
- 6100 أجور الإدارة
- 6200 أجور الموظفين
- 6300 عقد عمل
- 6400 عمولة مدفوعة
- 6500 منافع للموظفين
- 6600 تأمين شركات العمال
- 6700 ضرائب على رواتب أرباب العمل
- 6800 مصاريف تجهيز كشوف المرتبات
- 7100 مصاريف تشغيلية مباشرة
- 7110 الصين – زجاجيات – أطباق
- 7120 تجهيز مطاعم ومطابخ
- 7130 توريد ومصروفات التنظيف
- 7140 الديكورات وتجهيز الضيوف
- 7150 مغسلة – كتان – زي موحد
- 7160 رسوم – تصاريح – تراخيص
- 7200 مكافحة الحشرات – الأمن – عقد آخر
- 7250 POS – الدعم الفني – الخدمات عبر الإنترنت
- 7300 تسويق
- 7310 اعلانات الميديا والمطبوعات
- 7320 الأحداث الترويجية
- 7400 السيارات والسفر
- 7500 موسيقى وترفيه
- 7600 إصلاح وصيانة
- 7700 المرافق
- 7750 اتصال هاتفي وشبكة
- 7800 عام وإداري
- 7810 الديون المعدومة – أكثر / قصيرة
- 7820 رسوم بنكية
- 7830 تأمين
- 7840 الفائدة
- 7850 أتعاب مهنية
- 7890 متفرقات حساب المكتب
- 8100 تكاليف الإيجار والإشغال
- 8200 تأجير المعدات
- 8600 ضريبة المبيعات المدفوعة على المشتريات
- 8700 إطفاء
- 8900 مصاريف أخرى
- 9000 ضريبة الدخل
حسابات أخرى
العناصر الوحيدة المتبقية التي يجب حسابها هي بيع الأصول الرئيسية ، والإيرادات الأخرى من المصادر إلى جانب عمليات المطاعم (مثل الاستثمارات أو مساحة التأجير من الباطن) ، وحساب العنصر النائب للمعاملات التي يحتاج فيها صاحب العمل إلى مساعدة محاسبه.
- 9500 ربح / خسارة من بيع الأصول
- 9900 ايرادات اخرى (ليست من التشغيل
- 9999 اسأل المحاسب الخاص بي